中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)
檔案著錄規(guī)則
bibliographical debbbbbbion for archives
da/t18-1999
(代替gb/t3792.5-85)
中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案局1999-05-31批準(zhǔn) 1999-12-01實(shí)施
1 范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了單份或一組文件、一個(gè)或一組案卷的著錄項(xiàng)目、著錄格式、標(biāo)識(shí)符號(hào)、著錄用文字、著錄信息源及著錄項(xiàng)目細(xì)則。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于各類檔案的著錄。對(duì)于某些內(nèi)容和形式極其特殊的檔案，可遵照本標(biāo)準(zhǔn)制定細(xì)則。
本標(biāo)準(zhǔn)不包括以全宗和類別為對(duì)象的著錄，也不包括目錄組織的方法。
2 引用標(biāo)準(zhǔn)
下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文，通過(guò)在本標(biāo)準(zhǔn)中引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。本標(biāo)準(zhǔn)出版時(shí)，所示版本均為有效。所有標(biāo)準(zhǔn)都會(huì)被修訂，使用本標(biāo)準(zhǔn)的各方應(yīng)探討使用下列標(biāo)準(zhǔn)最新版本的可能性。
gb/t3792.1-1983 文獻(xiàn)著錄總則
gb/t7156-1987 文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼
gb/t9704-1988 國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式
gb/t15418-1994 檔案分類標(biāo)引規(guī)則
gb/t3860-1995 文獻(xiàn)敘詞標(biāo)引規(guī)則
da/t1-1992 檔案工作基本術(shù)語(yǔ)
da/t19-1999 檔案主題標(biāo)引規(guī)則
3 定義
本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。
3.1 著錄
在編檔案目錄時(shí)，對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。［da/t1中5]
3.2 著錄項(xiàng)目
揭示檔案內(nèi)容和形式特征的記錄事項(xiàng)。包括題名與責(zé)任說(shuō)明項(xiàng)、稿本與文種項(xiàng)、密級(jí)與保管期限項(xiàng)、時(shí)間項(xiàng)、載體形態(tài)項(xiàng)、附注與提要項(xiàng)、排檢與編號(hào)項(xiàng)。
3.3 條目
又稱款目，檔案著錄的結(jié)果，是反映文件或案卷內(nèi)容和形式特征的著錄項(xiàng)目的組合。
3.4 著錄格式
著錄項(xiàng)目在條目中的排列順序及其表達(dá)方式。
3.5 檔案目錄
按照一定的次序編排而成的條目匯集，是檔案管理、檢索和報(bào)道的工具。
4 著錄項(xiàng)目
檔案著錄項(xiàng)目共分七項(xiàng)，每項(xiàng)分若干著錄單元(小項(xiàng))。
4.1 題名與責(zé)任說(shuō)明項(xiàng)
4.1.1 正題名
4.1.2 并列題名＊
4.1.3 副題名及說(shuō)明題名文字＊
4.1.4 文件編號(hào)＊
4.1.5 責(zé)任者
4.1.6 附件＊
4.2 稿本與文種項(xiàng)
4.2.1 稿本＊
4.2.2 文種＊
4.3 密級(jí)與保管期限項(xiàng)
4.3.1 密級(jí)＊
4.3.2 保管期限＊
4.4 時(shí)間項(xiàng)
4.5 載體形態(tài)項(xiàng)
4.5.1 載體類型＊
4.5.2 數(shù)量及單位＊
4.5.3 規(guī)格＊
4.6 附注與提要項(xiàng)
4.6.1 附注＊
4.6.2 提要＊
4.7 排檢與編號(hào)項(xiàng)
4.7.1 分類號(hào)
4.7.2 檔案館代號(hào)＊
4.7.3 檔號(hào)
4.7.4 電子文檔號(hào)
4.7.5 縮微號(hào)
4.7.6 主題詞或關(guān)鍵詞
4.8 4.1～4.7中有“＊”號(hào)者為選擇著錄項(xiàng)目或單元(小項(xiàng))。
5 著錄用標(biāo)識(shí)符
5.1 為識(shí)別各著錄項(xiàng)目、單元(小頂）及其內(nèi)容，添加如下規(guī)定的標(biāo)識(shí)符。
－ 置于下列各著錄項(xiàng)目之前：
稿本與文種項(xiàng)、密級(jí)與保管期限項(xiàng)、時(shí)間項(xiàng)、載體形態(tài)項(xiàng)、附注項(xiàng)。
＝ 置于并列題名之前。
： 置于下列各著錄單元之前：
副題名及說(shuō)明題名文字，文件編號(hào)、文種、保管期限、數(shù)量及單位、規(guī)格。
／ 置于第一個(gè)責(zé)任者之前。
； 置干多個(gè)文件編號(hào)之間、多個(gè)責(zé)任者之間。
， 用于相同職責(zé)、身份省略時(shí)的責(zé)任者之間或同一責(zé)任者的不同職責(zé)、身份之間。
＋ 置于每一個(gè)附件之前。
[] 置于下列著錄內(nèi)容的兩端：
自擬著錄內(nèi)容、文件編號(hào)中的年度、責(zé)任者省略時(shí)的“等”字。
() 置于下列著錄內(nèi)容的兩端：
責(zé)任者所屬機(jī)構(gòu)名稱、責(zé)任者真實(shí)姓名、責(zé)任者職責(zé)或身份、外國(guó)責(zé)任者國(guó)別及姓名原文、中國(guó)責(zé)任者時(shí)代、歷史檔案中的朝代紀(jì)年、農(nóng)歷、地支代月、韻目代日轉(zhuǎn)換后的公元紀(jì)年。
？ 用于不能確定的著錄內(nèi)容，一般與“[]”號(hào)配合使用。
- 用于下列著錄內(nèi)容之間：
日期起止和檔號(hào)、電子文檔號(hào)、縮微號(hào)各層次之間。
… 用于節(jié)略內(nèi)容。
□ 用于每一個(gè)殘缺文字和未考證出時(shí)間的每一數(shù)字。未考證出的責(zé)任者及難以計(jì)數(shù)的殘缺文字用三個(gè)“□”號(hào)。
5.2 著錄用標(biāo)識(shí)符使用說(shuō)明
5.2.1 除“題名與責(zé)任說(shuō)明項(xiàng)、排檢與編號(hào)項(xiàng)”外，各項(xiàng)目連續(xù)著錄時(shí)，其前均冠“．—”。如遏回行，不可省略該標(biāo)識(shí)符。但各項(xiàng)目另起段落著錄時(shí)則可省略該標(biāo)識(shí)符。
5.2.2 “．—”符占兩格，在回行時(shí)不應(yīng)拆開(kāi)；“；”和“，”各占一格，前后均不再空格。
5.2.3 如某個(gè)項(xiàng)目缺少第一個(gè)單元(小項(xiàng)）時(shí)，應(yīng)將現(xiàn)位于首位的單元原規(guī)定的標(biāo)識(shí)符改為“．—”。
5.2.4 凡重復(fù)著錄一個(gè)項(xiàng)目或單元時(shí)，其標(biāo)識(shí)符也需重復(fù)。
5.2.5 不著錄的項(xiàng)目或單元，其標(biāo)識(shí)符應(yīng)連同該項(xiàng)目或單元一并省略。
6 著錄條目格式
6.1 段落符號(hào)式條目格式
分類號(hào) 檔案館代號(hào)
檔 號(hào) 電子文檔號(hào) 縮 微 號(hào)
正題名＝并列題名：副題名及說(shuō)明題名文字：文件編號(hào)／責(zé)任者
+附件.—稿本：文種.—密級(jí)：保管期限.—時(shí)間.—載體類型：
數(shù)量及單位：規(guī)格.—附往
提要
主題詞或關(guān)鍵詞
段落符號(hào)式條目格式將著錄項(xiàng)目劃分為四個(gè)段落。第一段落中分類號(hào)、檔號(hào)分別置于條目左上角的第一、二行，檔案館代號(hào)、縮微號(hào)分別置于條目右上角第一、二行，電于文檔號(hào)置于第二行的中間位置。第二段落從第三行與檔號(hào)齊頭處依次著錄題名與責(zé)任說(shuō)明項(xiàng)、稿本與文種項(xiàng)，密級(jí)與保管期限項(xiàng)、時(shí)間項(xiàng)、載體形態(tài)項(xiàng)、附注項(xiàng)，回行時(shí)，齊頭著錄。第三段落另起一行空兩格著錄提要，回行時(shí)與一、二段落齊頭。第四段落另起一行齊頭著錄主題詞或關(guān)鍵詞，各詞之間空一格。
6.2 表格式條目格式
實(shí)際工作需要使用表格式條目時(shí)，其著錄項(xiàng)目應(yīng)與6.1相同，其排列順序可參照6.1。
6.3 無(wú)論著錄對(duì)象為單份文件、單個(gè)案卷還是一組文件或一組案卷，均按6.1或6.2格式依次著錄。
6.4 著錄條目的形式為卡片式時(shí)，卡片尺寸一般為12.5cm×7.5cm，著錄時(shí)卡片四周均應(yīng)留1cm空隙，如卡片正面著錄不完，可接背面連續(xù)著錄。
7 著錄用文字
7.1 著錄用文字必須規(guī)范化。
7.2 漢字應(yīng)使用規(guī)范化的簡(jiǎn)化漢字。外文與少數(shù)民族文字應(yīng)依照其文字規(guī)則書(shū)寫(xiě)。
7.3 文件編號(hào)項(xiàng)、時(shí)間項(xiàng)、載體形態(tài)項(xiàng)、排檢與編號(hào)項(xiàng)中的數(shù)字應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
7.4 圖形及符號(hào)應(yīng)照錄，無(wú)法照錄的可改為其它形式的相應(yīng)內(nèi)容，并加“[]”號(hào)。
8 著錄信息源
8.1 著錄信息來(lái)源于被著錄的檔案。
8.2 單份或一組文件著錄時(shí)主要依據(jù)文頭、文尾。
8.3 一個(gè)或一組案卷著錄時(shí)主要依據(jù)案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表等。
8.4 被著錄檔案本身信息不足時(shí)，參考其它有關(guān)的檔案資料。
9 著錄項(xiàng)目細(xì)則
9.1 題名與責(zé)任說(shuō)明項(xiàng)
9.1.1 題名
題名，又稱標(biāo)題、題目，是表達(dá)檔案中心內(nèi)容、形式特征的名稱。
9.1.1.1 正題名
a)正題名是檔案的主要題名，一般指單份文件文首的題目和案卷封面上的題目。正題名照原文著錄。
b)單份文件沒(méi)有題名，依據(jù)其內(nèi)容擬寫(xiě)題名，并加“[ ]”號(hào)。示例見(jiàn)附錄a1。
c)單份文件的題名不能揭示內(nèi)容時(shí)，原題名照錄，井根據(jù)其內(nèi)容另擬題名附后，加“[ ]”號(hào)。
例：通知[共青團(tuán)中央關(guān)于紀(jì)念一.二九的通知]
示例又見(jiàn)附錄a9。
d)單份文件的題名過(guò)于冗長(zhǎng)時(shí)，在不丟失重要信息和損傷原意的情況下，可刪去冗余部份，節(jié)略內(nèi)容用“……”號(hào)表示。
e)案卷題名不能揭示案卷內(nèi)容或題名過(guò)于冗長(zhǎng)時(shí)，一般應(yīng)重新擬寫(xiě)，將原題名修改好后再著錄。
9.1.1.2 并列題名
并列題名是以第二種語(yǔ)言文字書(shū)寫(xiě)的與正題名對(duì)照并列的題名，必要時(shí)井列題名與正題名一并著錄，并列題名前加“＝”號(hào)。示例見(jiàn)附錄a14。
9.1.1.3 副題名及說(shuō)明題名文字
副題名是解釋或從屬于正題名的另一題名。副題名照原文著錄，正題名能夠反映檔案內(nèi)容時(shí)，副題名不必著錄。
說(shuō)明題名文字是指在題名前后對(duì)檔案內(nèi)容、范圍、用途等的說(shuō)明文字。必要時(shí)說(shuō)明題名文字照原文著錄。
副題名及說(shuō)明題名文字前加“：”號(hào)。
例：國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式：中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)
示例又見(jiàn)附錄a5、a6、a16、a17。
9.1.2 文件編號(hào)
9.1.2.1 文件編號(hào)是文件制發(fā)過(guò)程中由制發(fā)機(jī)關(guān)，團(tuán)體或個(gè)人賦予文件的順序號(hào)。文件編號(hào)包括發(fā)文字號(hào)、科研試驗(yàn)報(bào)告流水號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類文件的統(tǒng)編號(hào)、圖號(hào)等。
9.1.2.2 文件編號(hào)除年度用“[]”號(hào)外，其余照原文字符號(hào)抄錄，其前加“：”號(hào)。
例1： ：中發(fā)[1980]16號(hào)
例2： ：gb／t 13968一92
9.1.2.3 聯(lián)合發(fā)文或檔案上有多個(gè)文件編號(hào)時(shí)，一般只著錄一個(gè)文件編號(hào)，但立檔單位的文件編號(hào)必須著錄。若著錄多個(gè)文件編號(hào)，中間用“；”號(hào)隔開(kāi)。
9.1.2.4 檔案室一般應(yīng)著錄文件編號(hào)。
9.1.3 責(zé)任說(shuō)明
責(zé)任說(shuō)明著錄責(zé)任者，必要時(shí)著錄職責(zé)或身份(職務(wù)、職稱等)。
責(zé)任者，也稱作者，是指對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造、負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個(gè)人。
9.1.3.1 責(zé)任者只有一個(gè)時(shí)，照原文著錄，其前加“/”號(hào)。
9.1.3.2 責(zé)任者有多個(gè)時(shí)，著錄列居首位的責(zé)任者，立檔單位本身是責(zé)任者的必須著錄，其余視需要著錄。被省略的責(zé)任者用“[等]”表示。第一個(gè)責(zé)任者之前加“/”號(hào)，責(zé)任者之間以“；”號(hào)相隔。多個(gè)責(zé)任者具有同一職責(zé)或身份又必須著錄時(shí)，可將職責(zé)或身份置于最末一個(gè)責(zé)任者后的“（）”號(hào)中，責(zé)任者之間以“，”號(hào)相隔。同一責(zé)任者有多個(gè)職責(zé)或身份又必須著錄時(shí)，可將多個(gè)職責(zé)或身份置于責(zé)任者后的“()”中，職責(zé)或身份之間以“，”相隔。
例 1：/國(guó)家計(jì)委；國(guó)家科委；國(guó)家檔案局
例 2：/徐昌霖(編劇，導(dǎo)演)；舒適，項(xiàng)堃，上官云珠(主演) 陳歌辛(作曲)
9.1.3.3 機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者
a)機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者必須著錄全稱或不發(fā)生誤解的通用簡(jiǎn)稱。
例1：／中國(guó)共產(chǎn)黨中央委員會(huì)
／中共中央
例2：／中華人民共和國(guó)外交部
／外交部
例3：／中華人民共和國(guó)科學(xué)技術(shù)部
／科技部
例4：／河北省人民政治協(xié)商會(huì)議
／河北省政協(xié)
以上不應(yīng)簡(jiǎn)稱為“中央”、本部”、科委”、省政協(xié)”。
b)歷代政權(quán)機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者，著錄時(shí)其前應(yīng)冠以朝代或政權(quán)名稱，并加“( )”號(hào)。
例1：／(清)內(nèi)閣
例2：／(民國(guó))外交部
9.1.3.4 個(gè)人責(zé)任者
a)個(gè)人責(zé)任者一般只著錄姓名，必要時(shí)在姓名后著錄職務(wù)、職稱或其它職責(zé)，并加“( )”號(hào)。
例：／陳毅(外交部長(zhǎng))
b)文件所署個(gè)人責(zé)任者有多種職務(wù)時(shí)，只著錄與形成文件相應(yīng)的職務(wù)。
例：／毛澤東(中共中央主席)
／毛澤東(國(guó)家主席)
／毛澤東(中央軍委主席)
c)清代及其以前的個(gè)人責(zé)任者應(yīng)冠以朝代名稱，并加“( )”號(hào)。
例：／(清)李鴻章
d)少數(shù)民族個(gè)人責(zé)任者稱謂各民族有差異，著錄時(shí)，應(yīng)依照該民族的署名習(xí)慣著錄。
e)外國(guó)責(zé)任者，姓名前應(yīng)著錄各歷史時(shí)期易于識(shí)別的國(guó)名簡(jiǎn)稱，其后著錄統(tǒng)一的中文姓氏譯名。必要時(shí)著錄姓氏原文和名的縮寫(xiě)。國(guó)別、姓氏原文和名的縮寫(xiě)均加“( )”號(hào)。
例1：(蘇)斯大林(cta. лин,и.в.)
例2：(美)愛(ài)因斯但(einstein，a.)
9.1.3.5 文件所署責(zé)任者為別名、筆名時(shí)，均照原文著錄，但應(yīng)將其真實(shí)名稱附后，并加“( )”號(hào)。
例1：／白芳渠(中共中央北方局)
例2：／茅盾(沈雁冰)
9.1.3.6 未署責(zé)任者的文件，應(yīng)著錄根據(jù)其內(nèi)容、形式特征考證出的責(zé)任者，并加“[]”號(hào)；考證無(wú)結(jié)果時(shí)，以三個(gè)“□”代之。
9.1.3.7 文件責(zé)任者不完整時(shí),應(yīng)照原文著錄,將考證出的完整責(zé)任者附后，并加“[ ]”號(hào)。
例：／周[周恩來(lái)]
9.1.3.8 文件責(zé)任者有誤，仍照原文著錄，但應(yīng)考證出真實(shí)責(zé)任者附后，并加“[ ]”號(hào)。
例：／王國(guó)央[王國(guó)英]
9.1.3.9 考證出的責(zé)任者根據(jù)不足時(shí)，在其后加“？”，一并著錄于“[ ]”號(hào)。
例：／[張治中？]
9.1.4 附件
a)附件是指文件正文后的附加材料，只著錄附件題名，其前冠“+”號(hào)。
b)文件正文后有多個(gè)附件時(shí)，應(yīng)逐一著錄各附件題名，各附件題名前均冠以“+”號(hào)。如附件題名過(guò)長(zhǎng)，也可簡(jiǎn)略，其節(jié)略內(nèi)容用“…”號(hào)表示，自擬附件題名加“[ ]”號(hào)。示例見(jiàn)附錄a3、a10。
c)若附件題名具有獨(dú)立檢索意義時(shí)，亦可另行著錄條目，但應(yīng)在附注項(xiàng)中加以說(shuō)明。示例見(jiàn)附錄a11。
9.2 槁本與文種項(xiàng)
9.2.1 稿本
稿本是指檔案文件的文稿、文本和版本。稿本項(xiàng)依實(shí)際情況著錄為草稿、定槁、手稿、草圖、原圖、底圖、藍(lán)圖、正本、副本、原版、試行本、修訂本、影印本、各種文字本等，其前加“．—”號(hào)。
9.2.2 文種
文種是指文件種類的名稱。文種項(xiàng)依實(shí)際情況著錄為命令、決議、指示、通知、報(bào)告、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要、說(shuō)明書(shū)、協(xié)議書(shū)、鑒定書(shū)、任務(wù)書(shū)、判決書(shū)、國(guó)書(shū)、照會(huì)、誥、敕、奏折等，其前加“：”號(hào)。
9.3 密級(jí)與保管期限項(xiàng)
9.3.1 密級(jí)
密級(jí)是指文件保密程度的等級(jí)。
9.3.1.1 密級(jí)按gb/t7156一1987第4章文獻(xiàn)保管等級(jí)代碼表劃分為六個(gè)級(jí)別，名稱與代碼如下：
表1 文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼
名 稱 數(shù)字
代碼 漢語(yǔ)拼音代碼 漢字代碼
公開(kāi)級(jí)
國(guó)內(nèi)級(jí)
內(nèi)部級(jí)
秘密級(jí)
機(jī)密級(jí)
絕密級(jí) 0
1
2
3
4
5 gk
gn
nb
mm
jm
um 公開(kāi)
國(guó)內(nèi)
內(nèi)部
秘密
機(jī)密
絕密
9.3.1.2 密級(jí)一般按文件形成時(shí)所定密級(jí)著錄，對(duì)已升、降、解密的文件，應(yīng)著錄新的密級(jí)，公開(kāi)級(jí)、國(guó)內(nèi)級(jí)可不著錄。密級(jí)前加“.—”號(hào)。
9.3.2 保管期限
保管期限是指根據(jù)檔案價(jià)值確定的檔案應(yīng)該保存的時(shí)間，一般分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。
保管期限一般按案卷組成時(shí)所定保管期限著錄，其前加“：”號(hào)，若已更改的，應(yīng)著錄新的保管期限。
9.4 時(shí)間項(xiàng)
時(shí)間項(xiàng)視不同著錄對(duì)象，分為文件形成時(shí)間、卷內(nèi)文件起止時(shí)間等，其前均加“.—”號(hào)。
9.4.1 文件形成時(shí)間
一般公私文書(shū)、信札為發(fā)文時(shí)間，決議、決定、命令、法令、規(guī)程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、條例等法規(guī)性文件為通過(guò)或發(fā)布時(shí)間，條約、合同、協(xié)議為簽署時(shí)間，技術(shù)評(píng)審證書(shū)、技術(shù)鑒定證書(shū)、轉(zhuǎn)產(chǎn)證書(shū)為通過(guò)時(shí)間，獲獎(jiǎng)證書(shū)、發(fā)明證書(shū)、專利證書(shū)為頒發(fā)時(shí)間，科研試驗(yàn)報(bào)告、學(xué)術(shù)論文為發(fā)表時(shí)間，工程施工圖、產(chǎn)品加工圖為設(shè)計(jì)時(shí)間，竣工圖為繪制時(shí)間，原始試驗(yàn)記錄、測(cè)定檢驗(yàn)數(shù)據(jù)為記錄時(shí)間等。
9.4.2 時(shí)間項(xiàng)一律用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，第1-4位數(shù)表示年，第5-6位數(shù)表示月，第7-8位數(shù)表示日。
例1：.—19810824
例2：.—19891201
9.4.3 歷史檔案中的朝代紀(jì)年、農(nóng)歷、地支代月、韻目代日，應(yīng)照原文著錄，同時(shí)將換算好的公元紀(jì)年附后，并加“()”號(hào)。
例：.—清乾隆10年9月26日(17451021)
9.4.4 沒(méi)有形成時(shí)間的文件，應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容、形式特征等考征出形成時(shí)間后著錄，并加“［］”號(hào)。
例：.—［19520110］
9.4.5 文件時(shí)間不完整或部分時(shí)間字跡不清時(shí)，仍著錄原時(shí)間，原時(shí)間中缺少或字跡不清部分以“□”補(bǔ)之，再將考證出的時(shí)間附后，并加“［］”號(hào)。
例1：.—1945□□□□［19450815］
例2：.—□□□□1209［19691209］
例3：.—19□□□204［193□1204］
9.4.6 文件時(shí)間記載有誤或有疑義時(shí)，仍照原文著錄，再將考證出時(shí)間附后，并加“［］”號(hào)。
例：.—19500105［19510105］
9.4.7 文件形成時(shí)間考證不出時(shí)，著錄為“.—□□□□□□□□”，亦可著錄文件上的收文時(shí)間、審核時(shí)間、印發(fā)時(shí)間等其它時(shí)間，但應(yīng)在附注項(xiàng)中說(shuō)明。
9.4.8 若考證出的時(shí)間根據(jù)不足時(shí)，在其后加“?”號(hào)，一并著錄于“［］”號(hào)內(nèi)。示例見(jiàn)附錄a a.3。
9.4.9 文件起止日期
以一組文件、一卷、一組案卷為對(duì)象著錄一個(gè)條目時(shí)，著錄其中最早和最遲形成的文件的時(shí)間，其間用“-”號(hào)連接。起止時(shí)間的表示，無(wú)論是本年度或跨年度，著錄時(shí)均不能省略年度。
例：.—19890107-19891015
9.5 載體形態(tài)項(xiàng)
載體形態(tài)項(xiàng)著錄檔案的載體類型標(biāo)識(shí)及檔案載體的物質(zhì)形態(tài)特征。
9.5.1 載體類型
檔案的載體類型分為甲骨、金石、簡(jiǎn)牘、縑帛、紙、唱片、膠片、膠卷、磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等。以紙張為載體的檔案一般不予著錄，其他載體類型據(jù)實(shí)著錄，其前加“.—”號(hào)。
9.5.2 載體形態(tài)
9.5.2.1 數(shù)量及單位
數(shù)量為阿拉伯?dāng)?shù)字，單位用檔案物質(zhì)形態(tài)的統(tǒng)計(jì)單位，如“頁(yè)”、“卷”、“冊(cè)”、“張”、“片”、“盒”、“米”等。著錄時(shí)其前加“：”號(hào)。
例1：.—15頁(yè)
例2：.—唱片：3張
9.5.2.2 規(guī)格
規(guī)格指檔案載體的尺寸及型號(hào)等，著錄時(shí)其前加“：”號(hào)。
例1：.—縮微平片：2張：105mm×148mm
例2：.—錄像磁帶：5盒：3/4英寸
例3：.—磁盤(pán)：4片：3.5英寸
9.6 附注與提要項(xiàng)
9.6.1 附注項(xiàng)
附注項(xiàng)著錄檔案中需要解釋和補(bǔ)充的事項(xiàng)。附注項(xiàng)的內(nèi)容依各項(xiàng)目的順序著錄，項(xiàng)目以外需解釋和補(bǔ)充的列在其后。
每一條附注均以“.—”號(hào)分隔。如每一條附注都分段著錄時(shí)，可省略該標(biāo)識(shí)符。各項(xiàng)附注中使用的標(biāo)識(shí)符可與9.1-9.5相一致。
9.6.1.1 各著錄項(xiàng)目中需要注明的事項(xiàng)
a)題名附注：注明同一文件的不同題名或其他稱謂。
例：.—題名又稱“工業(yè)三十條”
不同題名的示例又見(jiàn)附錄a a.5。
b)責(zé)任者附注：注明考評(píng)出責(zé)任者的依據(jù)和責(zé)任者項(xiàng)未著錄責(zé)任者的數(shù)目或名稱。
例：.—責(zé)任者據(jù)筆跡考證
示例又見(jiàn)附錄a a.14、a.16。
c)時(shí)間附注：注明考證出時(shí)間的依據(jù)。若著錄為非文件形成時(shí)間時(shí)，應(yīng)注明為何種時(shí)間。
例：.—時(shí)間為收文時(shí)間
示例又見(jiàn)附錄a a.4、a.13。
d)載體形態(tài)附注：注明載體形態(tài)的破損、殘缺、變質(zhì)及字跡褪變等情況。
例：.—中間缺3頁(yè)
示例又見(jiàn)附錄a a.7。
9.6.1.2 著錄項(xiàng)目以外需要注明的事項(xiàng)
a)被著錄文件有不同稿本者應(yīng)予注明。示例見(jiàn)附錄a a.2。
b)被著錄文件另有其它載體形式者應(yīng)予注明。示例見(jiàn)附錄a a.16、a.17。
c)被著錄文件的來(lái)源為捐贈(zèng)、購(gòu)買、交換、復(fù)制、寄存等情況時(shí)應(yīng)予注明。示例見(jiàn)附錄a a5。
d)被著錄文件經(jīng)考證為贗品者應(yīng)予注明。
e)被著錄文件關(guān)系密切的相關(guān)文件應(yīng)予注明。
f)除上述附注內(nèi)容外，需要注明的其它事項(xiàng)。示例見(jiàn)附錄a a.14、a.16、a.18。
9.6.2 提要項(xiàng)
提要項(xiàng)是對(duì)文件和案卷內(nèi)容的簡(jiǎn)介，應(yīng)反映其主要內(nèi)容、重要數(shù)據(jù)(包括技術(shù)參數(shù)等)。
提要在附注之后另起一段空兩個(gè)漢字位置著錄，一般不超過(guò)200字。提要內(nèi)容依漢語(yǔ)的語(yǔ)法和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用法著錄。示例見(jiàn)附錄a a.13。
9.7 排檢與編號(hào)項(xiàng)
排檢與編號(hào)項(xiàng)是目錄排檢和檔案館、室業(yè)務(wù)注記項(xiàng)。
9.7.1 分類號(hào)
分類號(hào)依據(jù)《中國(guó)檔案分類法》和gb/t 15418—1994的有關(guān)規(guī)定著錄，置于條目左上角第一行。
9.7.2 檔案館代碼
檔案館代碼依據(jù)《編制全國(guó)檔案館名稱代碼實(shí)施細(xì)則》所賦予的代碼著錄，置于條目右上角第一行。
檔案館代碼在建立目錄中心或報(bào)道交流時(shí)必須著錄。
9.7.3 檔號(hào)
檔號(hào)是指檔案館、室在整理和管理檔案的過(guò)程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號(hào)著錄于條目左上角第二行，與分類號(hào)齊頭。檔號(hào)中各號(hào)之間以“-”號(hào)相隔。
9.7.4 電子文檔號(hào)
電子文檔號(hào)是檔案館、室管理電子文件的一組符號(hào)代碼，著錄于條目第二行的中間位置。
9.7.5 縮微號(hào)
縮微號(hào)是檔案館、室賦予檔案縮微制品的編號(hào)，著錄于條目右上角第二行，與檔案館代碼齊頭。
9.7.6 主題詞或關(guān)鍵詞
主題詞是在標(biāo)引和檢索中用以表達(dá)檔案主題內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組。
關(guān)鍵詞是在標(biāo)引和檢索中取自文件題名或正文用以表達(dá)檔案主題并具有檢索意義的詞或詞組。
9.7.6.1 主題詞按照da/t 19—1999、《中國(guó)檔案主題詞表》及本專業(yè)、本單位的規(guī)范化詞表進(jìn)行標(biāo)引。
9.7.6.2 主題詞或關(guān)鍵詞著錄于附注與提要項(xiàng)之后，另起一行齊頭著錄。各詞之間空一個(gè)漢字位置，一個(gè)詞或詞組不得分作兩行書(shū)寫(xiě)。
________________________________________
附錄a
(提示附錄)
著錄條目實(shí)例
a1
m33+p13 462001
8172-39 83-45
[奏為請(qǐng)飭川省籌撥銀兩以濟(jì)甘民采買籽種情由并與左宗棠接交篆務(wù)事]/(清)穆圖善(署理陜甘總督).—副本： 錄副奏片 .—永久 .—同治8年2月18日(18690330) .—朱批時(shí)間同治8年3月29日(18690510)
籌撥銀兩 采買籽種 交接篆務(wù) 左宗堂 四川省
a2
c111［64］ 451001
03-186-2631-021 105-3449
[為呈請(qǐng)?jiān)诮鸫ㄔO(shè)置辦事大臣管理地方事務(wù)事]/(清)莎羅奔(大金川土司).—正本：呈.—永久.—乾隆40年4月(177504□□).—另有滿文本
官制 金川 藏族 大金川土司 欽差參贊大臣
a3
j112.22 411010
104-2-13-43 107-23
關(guān)于體育?？茖W(xué)校校舍修繕工程函/北平市政府教育局第一科+工程項(xiàng)目單+北平市立中小學(xué)校校舍修繕工程標(biāo)準(zhǔn)說(shuō)明書(shū).—正本：函.—永久.—□□□□1211［19461211?］.—3頁(yè).—發(fā)文單位名稱字跡模糊
?？茖W(xué)校 校舍修繕 體育學(xué)校
a4
j2711 411010
103-1-65-1 100-62
征集抗戰(zhàn)史績(jī)展鑒品函/北平市各機(jī)關(guān)聯(lián)合主辦抗戰(zhàn)史績(jī)展鑒會(huì)籌備委員會(huì).—正本：函.—長(zhǎng)期.—□□□□0824［19460824］.—3頁(yè).—時(shí)間依據(jù)輔仁大學(xué)收文單考證
為舉辦抗戰(zhàn)史績(jī)展覽會(huì)向輔仁大學(xué)征集有關(guān)記述文字、照片等展品。
展覽會(huì) 抗日戰(zhàn)爭(zhēng) 中山公園 北平
a5
b21+g1 461001
1-1-23-1-49 75-12-37
新民主主義的政治與新民主主義的文化：在陜甘寧邊區(qū)文化協(xié)會(huì)第一次代表大會(huì)上的講演/毛澤東.—影印件.—永久.—19400109.—49頁(yè).—現(xiàn)名《新民主主義論》.—此件復(fù)制于中央檔案館
政治 經(jīng)濟(jì) 文化 新民主主義 中國(guó)革命 三民主義
a6
d111 413001
j01-9-271-12 23-87
劉鄧薄等給宋楊蘇并軍委電：對(duì)平原作戰(zhàn)部署的意見(jiàn)/劉伯承；對(duì)小平；薄一波.—復(fù)制件.—永久.—19450828.—2頁(yè)
作戰(zhàn)部署 破壞交通線 宋任窮 楊得志 蘇振華
a7
jd15211 411001
16-2-30 92-1
各省、自治區(qū)、直轄市1952年糧食產(chǎn)量統(tǒng)計(jì)表.—永久.—19530314-19530520.—新疆區(qū)統(tǒng)計(jì)表因污漬大部分不清
1952年全國(guó)各省、自治區(qū)、直轄市耕地面積、糧食作物播種面積、總產(chǎn)量和各種糧食作物產(chǎn)量分省與綜合累計(jì)統(tǒng)計(jì)
糧食生產(chǎn) 統(tǒng)計(jì) 1952年 耕作面積 糧食產(chǎn)量
a8
a121［22］ 422001
1-12-15-4 125-49
中國(guó)共產(chǎn)黨吉林省委員會(huì)工作報(bào)告：吳德同志1956年6月29日在中國(guó)共產(chǎn)黨吉林省第一次代表大會(huì)上的報(bào)告/吳德(中共吉林省第一書(shū)記).—正本：報(bào)告.—秘密：永久.—19560629.—55頁(yè)：260mm×184mm
農(nóng)業(yè) 工業(yè) 商業(yè) 統(tǒng)一戰(zhàn)線 鎮(zhèn)壓反革命運(yùn)動(dòng) 文化教育 組織建設(shè) 吉林
a9
a9382+a9383 442001
34-2-804-34
湖北省人委國(guó)家資本主義辦公室關(guān)于洪湖縣七月十一日洪湖縣工字第零六號(hào)來(lái)函所提問(wèn)題的答復(fù) ［關(guān)于對(duì)洪湖縣劃分個(gè)體手工業(yè)戶、農(nóng)業(yè)戶的標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)文］：[1955]國(guó)資工字第041號(hào)/湖北省人委國(guó)家資本主義辦公室+洪湖縣…報(bào)告.—19550802
資本主義工商業(yè) 手工業(yè) 社會(huì)主義改造 洪湖縣
a10
ge5.75 411010
2-53-107-8 46-94
轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)務(wù)院批轉(zhuǎn)國(guó)家教委關(guān)于改革高等學(xué)校畢業(yè)生分配制度報(bào)告通知的通知：京政發(fā)［1989］56號(hào)/北京市人民政府+國(guó)務(wù)院通知+國(guó)家教委…報(bào)告+［市計(jì)委、市高教局、市人事局實(shí)施意見(jiàn)］.—副本：通知.—內(nèi)部：永久.—19890702.—8頁(yè)：260mm×184mm.—教委報(bào)告不全，市計(jì)委、市高教局、市人事局實(shí)施意見(jiàn)全無(wú)
國(guó)家教委報(bào)告分析了畢業(yè)生分配制度上存在的問(wèn)題及進(jìn)行改革的意見(jiàn)。國(guó)務(wù)院通知要求各地區(qū)各部門(mén)制定改革措施。北京市有關(guān)單位提出了實(shí)施意見(jiàn)。
畢業(yè)生分配 高等院校 教育改革 制度
a11
n-31+n-44+n-924 422001
1-12-46-35 156-72
加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，貫徹執(zhí)行黨的群眾路線，為在企業(yè)中實(shí)現(xiàn)黨的第八次全國(guó)代表大會(huì)的決議而奮斗/中共吉林省委.—正本.—永久.—19561130.—8頁(yè).—正件中共吉林省委《關(guān)于當(dāng)前工業(yè)生產(chǎn)中幾個(gè)問(wèn)題的指示》已另著條目
地方國(guó)營(yíng)企業(yè) 工業(yè)布局 增產(chǎn)節(jié)約 先進(jìn)生產(chǎn)者
a12
sa2+nt612 443401
6-3-115-4
長(zhǎng)沙茶廠速溶減肥茶車間擴(kuò)建工程環(huán)境影響報(bào)告書(shū)：d-0330/彭維寧；劉耀煌.—副本.—長(zhǎng)期.—19870800.—49頁(yè)
本報(bào)告書(shū)系針對(duì)長(zhǎng)沙茶廠經(jīng)外經(jīng)部批復(fù)同意在原廠址上改建擴(kuò)建速溶減肥茶車間而作。其內(nèi)容包括工程及環(huán)境概況、工程環(huán)境現(xiàn)狀、監(jiān)測(cè)及評(píng)價(jià)、工程環(huán)境影響評(píng)價(jià)、工程環(huán)保可行性論證意見(jiàn)等。基本結(jié)論是：擴(kuò)建該車間，不僅經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益好，設(shè)計(jì)所規(guī)定的環(huán)保措施實(shí)施后，環(huán)境效益也是好的，該工程是可行的。
環(huán)境管理 環(huán)境監(jiān)測(cè) 環(huán)境噪聲 工業(yè)大氣影響 工業(yè)廢水 工業(yè)建筑 制茶
a13
nj4392 432001
3-4-74-53 34-56
yfr6油堿比配機(jī)：78002/商業(yè)部無(wú)錫糧食科學(xué)研究設(shè)計(jì)所；趙威萁；汪濤.—正本：說(shuō)明書(shū).—公開(kāi)：永久.—19780829.—9頁(yè)：260mm×184mm.—時(shí)間為通過(guò)鑒定時(shí)間
yfr6是油脂精煉工藝中的新設(shè)備，可任意調(diào)節(jié)流量，達(dá)到最佳比配。油流量0～100l/h，堿流量0～120l/h，最高排出壓力不小于10kg/c，柱塞直徑：油泵62cm，堿泵22cm，行程長(zhǎng)度最大60mm，往返次數(shù)102/min。設(shè)備結(jié)構(gòu)緊湊，操作穩(wěn)定可靠，獲1987年江蘇省科技成果獎(jiǎng)。
油堿比配 油脂精煉 機(jī)械 yjr6
a14
tb552［12］+sa321［12］ 412403
2-4-31-12
天津市污染氣象要素的研究=rebbbbbb of the pollution meteorological element in tian jin/孫奕敏(天津市氣象科研所副研究員)；王長(zhǎng)有，鐵學(xué)熙(天津市氣象科研所助理研究員)［等］.—正本.—永久.—19821105-19851031.—8卷.—責(zé)任者還有邊海；李檬；陳英；劉學(xué)軍.—19881011獲天津市科技進(jìn)步二等獎(jiǎng)
通過(guò)大氣邊界層中的湍流與氣象特征來(lái)研究大氣污染物質(zhì)的輸送和擴(kuò)散稀釋規(guī)律，為大氣污染的預(yù)報(bào)提供了科學(xué)依據(jù)。本課題為“六五”期間國(guó)家攻關(guān)項(xiàng)目《天津市城市生態(tài)系統(tǒng)與污染綜合防治研究》課題中所屬的大氣專題項(xiàng)目。
大氣污染 氣象要素 大氣邊界層 天津
a15
gd11336+ga21 437401
4-12-103
武松：電視連續(xù)劇/王漢年，趙長(zhǎng)海(編劇)；王浚洲，劉柳(導(dǎo)演)；祝延平(主演)；山東電視臺(tái)(制作).—原版.—公開(kāi).—永久.—1983□□□□.—錄像磁帶：8盒：3/4英寸.—彩色
根據(jù)古曲文學(xué)名著《水滸》改編，突出表現(xiàn)武松嫉惡如仇的品質(zhì)和見(jiàn)義勇為、為民除害的英雄行為。第一集“景陽(yáng)崗打虎”；第二集“兄弟話別情”；第三集“斗殺西門(mén)慶”；第四集“醉打蔣門(mén)神”；第五集“身陷都督府”；第六集“血濺鴛鴦樓”；第七集“二進(jìn)十字坡”；第八集“二龍山聚義”。
武松 水滸 電視劇
a16
a712 411001
4-1-1994-42
巨人之聲：鄧小平原始講話錄音：新出音管字［1994］046號(hào)；isrc cn-f27-93-370-00/a•d/中央檔案館(編輯)；深圳市先科娛樂(lè)傳播有限公司(出品)［等］.—珍藏版.—公開(kāi)：永久.—1994□□□□.—錄音磁帶：6盒：60min
張景堂(總編輯)；沈正樂(lè)，葉大鷹(總監(jiān)制)
同內(nèi)容小冊(cè)子1本，依《鄧小平文選》第三卷排印
播放時(shí)間238'32′
本錄音帶包括鄧小平在國(guó)慶35周年慶祝典禮、全國(guó)科學(xué)大會(huì)、中共中央工作會(huì)議、中共理論工作務(wù)虛會(huì)、全國(guó)政協(xié)五屆二次會(huì)議、中國(guó)文學(xué)藝術(shù)工作者第四次代表大會(huì)、中共十二大、中顧委第二次全體會(huì)議、全國(guó)科技工作會(huì)議、中共全國(guó)代表會(huì)議上的講話。
鄧小平 講話 中共 代表會(huì)議 科技工作 文藝工作 理論工作
a17
gd113223+ge6.2 411010
4-7-1993-7
北京業(yè)余外語(yǔ)英語(yǔ)廣播講座教學(xué)片：初學(xué)班/張冠林，屠蓓，朱欣茂(朗讀)；屠蓓，朱欣茂，吳千之，熊德?(演播)；中國(guó)唱片社(出版)［等］.—長(zhǎng)期.—1977□□□□.—塑料薄膜唱片：28張：17.5cm.—錢慧娜，施鴻鄂，張正宜(演唱歌曲).—同內(nèi)容紙質(zhì)鉛印教材2本.—播放時(shí)間201’40′
通過(guò)句型練習(xí)和對(duì)話，進(jìn)行口語(yǔ)和筆譯訓(xùn)練。共42課，是適用于自學(xué)英語(yǔ)者的聽(tīng)說(shuō)材料。
英語(yǔ) 講座 廣播 業(yè)余教育 北京
a18
ga41-24 411001
89-3-10-1-10
全國(guó)檔案工作會(huì)議/唐珂(攝影).—正本.—公開(kāi)：永久.—19910820-19910822.—照片：10張：5英寸.—彩色.—參見(jiàn)文書(shū)卷89-1-2430
1991年8月在北京回龍觀賓館召開(kāi)全國(guó)檔案工作會(huì)議，會(huì)議工作人員唐珂拍攝的大會(huì)主席臺(tái)、國(guó)務(wù)院秘書(shū)長(zhǎng)羅干講話、國(guó)家檔案局局長(zhǎng)馮子直報(bào)告及大會(huì)會(huì)場(chǎng)分組會(huì)會(huì)場(chǎng)等10張照片。
檔案工作 會(huì)議 羅干 安成信 馮子直 北京
：鞏經(jīng)理
：13915946763
：南京塞姆泵業(yè)有限公司
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